Como analisar o termo de referência de uma licitação

O que uma empresa deve conferir no termo de referência?

Antes de participar de uma licitação, a empresa deve conferir no termo de referência o objeto da contratação, as quantidades, as especificações técnicas, as condições de entrega ou execução, os critérios de aceitação, os prazos e as obrigações previstas.

Também é importante avaliar se os custos necessários para cumprir essas exigências foram considerados na proposta e se a empresa possui condições operacionais para executar o que está sendo solicitado.

A análise deve considerar o edital, o termo de referência e os demais anexos aplicáveis.

Para organizar essa conferência em conjunto, veja como analisar um edital de licitação.

Objeto e especificações

Comece identificando qual produto ou serviço está sendo contratado e quais características são obrigatórias. Confira:

• Materiais
• Medidas
• Desempenho
• Padrões
• Modelos
• Requisitos técnicos específicos

Não basta oferecer um produto ou serviço semelhante. É necessário conferir se ele atende às características exigidas no documento.

Além das especificações do objeto, confira as exigências de qualificação no edital, como o atestado de capacidade técnica, quando aplicável.

Quantidades e características técnicas

Confira os quantitativos e a forma como cada item ou lote está descrito:

• Quantitativos
• Unidades de medida
• Lotes e itens
• Dimensões
• Capacidade
• Características técnicas
• Possíveis exigências mínimas

Diferenças aparentemente pequenas podem influenciar custo, logística e viabilidade da proposta. Verifique, por exemplo, se a quantidade corresponde a unidades individuais ou a embalagens com vários produtos.

Entrega ou execução

Localize as condições necessárias para entregar o produto ou executar o serviço:

• Local de entrega
• Prazo e cronograma
• Entregas parceladas
• Instalação
• Execução
• Transporte
• Responsabilidades adicionais
• Condições logísticas

O preço da proposta deve considerar também os custos necessários para cumprir essas condições e os prazos do edital.

Critérios de aceitação e pagamento

Confira como o objeto será recebido e quais condições precisam ser atendidas para o aceite e o pagamento:

• Forma de recebimento do objeto
• Critérios para aceite
• Possibilidade de rejeição
• Obrigações de substituição
• Condições previstas para pagamento
• Documentos necessários para recebimento

Entender essas condições ajuda a identificar o que deve ser entregue e comprovado. Confira os detalhes nos documentos oficiais da contratação.

Obrigações da contratada

O termo de referência pode estabelecer obrigações relacionadas a:

• Execução
• Prazos
• Equipe
• Suporte
• Garantia
• Substituições
• Manutenção
• Comunicação com o órgão contratante

Essas obrigações devem ser consideradas antes da formação do preço, inclusive quando se estendem para além da entrega inicial.

Quais riscos comerciais devem ser avaliados?

O fornecedor deve verificar se consegue cumprir todas as exigências dentro do preço que pretende oferecer. Alguns fatores que podem aumentar o custo são:

• Transporte
• Entregas em vários locais
• Substituição de produtos
• Garantia
• Instalação
• Equipe técnica
• Prazo curto
• Obrigações pós-entrega

Uma proposta pode parecer vantajosa inicialmente, mas se tornar pouco rentável quando todos os custos necessários para cumprir o termo de referência são considerados.

Exemplo prático: fornecimento de materiais

Exemplo fictício

Uma empresa encontra uma licitação para fornecer 500 unidades de determinado material de escritório.

O termo de referência estabelece características técnicas específicas, entrega em diferentes unidades administrativas e obrigação de substituir produtos que sejam rejeitados no recebimento.

Antes de participar, a empresa deve verificar:

• se o produto oferecido atende integralmente às especificações;
• se consegue fornecer a quantidade exigida;
• se possui condições de realizar as entregas nos locais previstos;
• se os custos de transporte foram incluídos na proposta;
• se consegue assumir eventuais substituições;
• se o prazo de entrega é compatível com sua operação.

Ponto de atenção

O menor preço não é o único aspecto relevante. A empresa precisa avaliar se consegue cumprir todas as condições previstas sem comprometer a execução do contrato.

Exemplo fictício, utilizado exclusivamente para fins educativos.

Como o LicitouBR pode auxiliar na análise?

O LicitouBR utiliza inteligência artificial para auxiliar na leitura inicial de editais de licitação enviados em PDF, produzindo um resumo organizado e destacando informações que merecem atenção.

As condições da contratação podem estar distribuídas entre o edital e seus anexos, incluindo o termo de referência. Por isso, esses documentos devem ser conferidos em conjunto.

A ferramenta serve como apoio à leitura inicial. A verificação integral das exigências e dos documentos oficiais continua necessária.

O LicitouBR organiza o conteúdo disponibilizado para análise; não analisa automaticamente todos os anexos separados, não valida a viabilidade da empresa, não calcula custos nem avalia rentabilidade. Também não garante habilitação, participação ou atendimento ao termo de referência. Saiba mais sobre o resumo de edital com IA.

Referência legal

O termo de referência é previsto na Lei nº 14.133/2021, artigo 6º, inciso XXIII.

A legislação estabelece os elementos que compõem o termo de referência, incluindo definição do objeto, requisitos da contratação, modelo de execução, critérios de medição e pagamento e outras condições necessárias à contratação.

As condições aplicáveis podem variar conforme o objeto, o edital e os demais documentos da contratação.

Conteúdo informativo. Não constitui orientação jurídica ou financeira especializada e não substitui a leitura integral do edital e dos documentos oficiais.